Política de Tratamiento de Datos Personales

Normatividad Legal y Ámbito de Aplicación:

La presente política de tratamiento de datos personales (la “Política de Datos Personales”) se elabora de acuerdo con la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el Decreto Reglamentario 886 de 2014 y demás normativas complementarias y modificatorias, y será aplicada por Sándalo S.A.S (“Sándalo” o la “Empresa”) respecto a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y cualquier otra actividad relacionada con el tratamiento de datos personales.

Definiciones:

Para la implementación de esta Política de Datos Personales y conforme a la normativa vigente, se aplicarán las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier formato generado por el Responsable, puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. Comunica al Titular sobre la existencia de las políticas de tratamiento de información, la forma de acceder a ellas y la finalidad del tratamiento.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o asociable a una persona natural.
Dato público: Información que no sea semiprivada, privada o sensible, como el estado civil, profesión, calidad de comerciante o servidor público.
Datos sensibles: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como el origen racial, orientación política, convicciones religiosas, salud, vida sexual y datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Finalidad de la Recolección y Tratamiento de Datos Personales:

Sándalo podrá utilizar los datos personales para:

Ejecutar la relación contractual con clientes, proveedores y empleados, incluido el pago de obligaciones contractuales.
Proveer los servicios y productos requeridos por sus usuarios.
Informar sobre nuevos productos o servicios y sus cambios.
Evaluar la calidad del servicio.
Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.
Enviar información comercial, publicitaria o promocional a través de correo físico, electrónico, celular o dispositivos móviles, sobre productos, servicios, eventos y promociones.
Desarrollar procesos de selección, evaluación y vinculación laboral.
Soportar auditorías internas o externas.
Registrar la información de empleados y pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de Sándalo.
Los fines indicados en la autorización del Titular o en el Aviso de Privacidad.
Suministrar datos personales a empresas filiales, vinculadas o subordinadas de Sándalo, ubicadas en Colombia u otros países, para los fines mencionados.

Respecto a los datos recolectados en puntos de seguridad, documentos suministrados al personal de seguridad y videograbaciones, estos se usarán para la seguridad de las personas, bienes e instalaciones de Sándalo y podrán servir como prueba en cualquier proceso.

Si se proporciona un dato personal, será utilizado solo para los propósitos aquí señalados, y Sándalo no procederá a vender, licenciar, transmitir o divulgar la información, salvo que:

Exista autorización expresa.
Sea necesario para que contratistas o agentes presten servicios encomendados.
Sea necesario para proveer servicios y productos.
Sea necesario divulgarla a entidades que presten servicios de mercadeo en nombre de Sándalo.
La información esté relacionada con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de reestructuración de la Empresa.
Sea requerido o permitido por la ley.

Sándalo podrá subcontratar a terceros para procesar información personal y se asegurará de que estos terceros protejan la información con medidas de seguridad apropiadas, prohíban su uso para fines propios y no divulguen la información a otros.

Principios Aplicables al Tratamiento de Datos Personales:

El tratamiento de datos personales por parte de Sándalo se regirá por los siguientes principios:

Principio de finalidad: El Tratamiento obedecerá a una finalidad legítima, informada al Titular.
Principio de libertad: El Tratamiento solo se llevará a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Principio de transparencia: Se garantizará el derecho del Titular a obtener información sobre la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites derivados de la naturaleza de los datos personales y la ley.
Principio de seguridad: La información se protegerá mediante medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
Principio de confidencialidad: Todos los que intervengan en el Tratamiento de datos personales deben garantizar la reserva de la información.

Derechos de los Titulares de Datos Personales:

Los Titulares de datos personales pueden ejercer los siguientes derechos respecto a los datos tratados por Sándalo:

Derecho de acceso: El Titular puede acceder a sus datos personales para consultarlos gratuitamente al menos una vez al mes.
Derecho de actualización, rectificación y supresión: El Titular puede solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de sus datos personales.
Derecho a solicitar prueba de la Autorización: Salvo en los eventos donde no se requiere autorización para el Tratamiento.
Derecho a ser informado sobre el uso de sus datos personales.
Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa vigente sobre tratamiento de datos personales.
Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Para ejercer estos derechos, el Titular o su representante debe demostrar su identidad y la calidad en virtud de la cual representa al Titular. Los derechos de los menores serán ejercidos por quienes estén facultados para representarlos.

Deberes de Sándalo:

Sándalo debe cumplir con las siguientes obligaciones:

Deberes como responsable: Solicitar y conservar la Autorización del Titular, informar sobre la finalidad de la recolección, tramitar consultas y reclamos, actualizar y rectificar la información, y protegerla con medidas de seguridad.
Deberes como encargado: Asegurar que el Responsable del Tratamiento esté autorizado para suministrar los datos, garantizar el ejercicio del derecho de hábeas data, conservar la información bajo condiciones de seguridad, tramitar consultas y reclamos, y cumplir con las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio: Informar sobre violaciones a los códigos de seguridad y cumplir con las instrucciones y requerimientos.

Solicitud de Autorización al Titular del Dato Personal:

Sándalo solicitará al Titular del dato su Autorización para la recolección y Tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización.

Aviso de Privacidad:

Si Sándalo no puede poner a disposición del Titular la presente Política de Datos Personales, publicará el aviso de privacidad para consulta posterior por parte del Titular y la Superintendencia de Industria y Comercio.

Limitaciones Temporales al Tratamiento de los Datos Personales:

Sándalo solo recolectará, almacenará, usará o circulará los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades justificadas y disposiciones legales. Una vez cumplidas las finalidades, se procederá a la supresión de los datos personales, salvo que se requiera su conservación por una obligación legal o contractual.

Área Responsable y Procedimiento para el Ejercicio de los Derechos de los Titulares del Dato Personal:

El área de Vicepresidencia de Desarrollo Organizacional de Sándalo atenderá las peticiones, quejas y reclamos del Titular en ejercicio de sus derechos. El Titular o su representante puede enviar su petición, queja o reclamo de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. al correo electrónico [email protected], llamar a la línea telefónica de Sándalo en Funza al +57 320 8216432, o radicarla en la dirección de las oficinas de Sándalo en Funza: Cl. 15 #16 - 41, Funza, Cundinamarca

La petición, queja o reclamo debe contener la identificación del Titular, descripción de los hechos, dirección y documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo es incompleto, se requerirá al interesado para subsanar las fallas. Si no se presenta la información requerida en dos meses, se entenderá que se ha desistido del reclamo.

Si el reclamo no es competencia de quien lo recibe, se dará traslado a la persona competente en un término máximo de dos días hábiles y se informará al interesado. Sándalo responderá el reclamo en un término de quince (15) días hábiles desde la fecha de recepción. Si no es posible responder en ese término, se informará al interesado, indicando las razones del retraso y la fecha en la que se atenderá el reclamo.

Vigencia:

La presente Política de Datos Personales rige a partir de la fecha de publicación. Cualquier cambio sustancial en la misma se comunicará oportunamente a los Titulares de los datos personales.

Fecha de elaboración: 15 de noviembre de 2023

Firma: María Juliana Quiñones Mejía Representante Legal